Utrzymywanie relacji z klientami oraz komunikacja wewnętrzna, sprawne zarządzanie kalendarzem spotkań, zasobami przedsiębiorstwa, a także efektywna organizacja zadań i czasu pracy – w dobie ciągłego rozwoju digitalowej komunikacji, profesjonalny system pocztowy staje się niezastąpionym narzędziem wspierającym codzienne funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa. Mówiąc o rozwiązaniach takich jak Microsoft Exchange Server, SmarterMail czy Zimbra Collaboration, nie myślimy o poczcie, a o kompleksowej platformie komunikacji wyposażonej w cały arsenał narzędzi zwiększających komfort naszej codziennej pracy. Wielu przedsiębiorców podkreśla:
System pocztowy to najczęściej wykorzystywane, a co za tym idzie, jedno z najważniejszych narzędzi stosowanych w naszej firmie.
Skoro system pocztowy jest tak ważny z punktu widzenia codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa, przyjrzyjmy się dostępnym na rynku rozwiązaniom.
Czy możemy pozwolić sobie na wykorzystanie rozwiązań typu Open Source?
– to pytanie pada z ust wielu klientów. Należy pamiętać, że w komunikacji mailowej przesyłamy kluczowe dla naszego przedsiębiorstwa dane – również te poufne, których upublicznienie wiązałoby się ze sporymi stratami wizerunkowymi oraz finansowymi. Darmowe narzędzia – pomimo ciekawych i rozbudowanych funkcjonalności – nie zawsze gwarantują pełną poufność i integralność danych. Regulaminy są pełne zapisów, które u każdego przedsiębiorcy powinny zapalić „czerwoną lampkę”.
Nie możemy zagwarantować nieautoryzowanego dostępu, wykorzystania, ujawnienia lub zmiany danych
Nie możemy zagwarantować, że nasze środki bezpieczeństwa uniemożliwią osobom nieupoważnionym nielegalny dostęp do danych
Nie odpowiadamy za bezpieczeństwo powierzonych danych
Nie odpowiadamy za wydajność i poprawność działania poczty
– to jedynie wybrane ustępy z regulaminów, które każdy użytkownik poczty musi zaakceptować decydując się na wykorzystanie konkretnego rozwiązania. Kluczowym jest również fakt, iż nie mamy pewności, gdzie i w jakich warunkach przechowywane są nasze dane – a tym bardziej, czy spełniamy wymagania RODO i GIODO w tym zakresie.
Profesjonalne systemy pocztowe zostały wyposażone w szereg narzędzi gwarantujących bezpieczeństwo – począwszy od wielopoziomowego uwierzytelniania, poprzez integrację z firmowym AD, możliwość szyfrowania komunikacji czy instalację w dowolnym, zaufanym środowisku IT. Obok bogatych funkcjonalności, to właśnie kwestie bezpieczeństwa sprawiają, że nasi klienci najczęściej sięgają po komercyjne systemy pocztowe.
Pokusiliśmy się o małą analizę rozwiązań w zakresie systemów najchętniej wybieranych przez naszych klientów. Pierwszym z nich jest Microsoft Exchange Server. Niezawodność i prostota w użytkowaniu – tak w przysłowiowych dwóch słowach określić można rozwiązanie oferowane przez Microsoft. Platforma jest regularnie poszerzana o nowe, przydatne funkcjonalności – warto zwrócić uwagę, jak wiele możliwości producent przewidział w zakresie funkcji kalendarza:
- Współdzielenie – zdecydowanie ułatwia organizowanie spotkań, monitorowanie zaproszonych osób i weryfikację ich dostępności,
- Zarządzanie kalendarzem innych użytkowników – szczególnie przydatne np. w realizacji zadań przez dział administracji czy sekretariat,
- Możliwość wyświetlania dowolnej liczby kalendarzy,
- Publikacja informacji z kalendarza w Internecie,
- Przejrzysty asystent planowania.
Współdzielić możemy także zadania, bazy kontaktów i wszelkie inne zasoby przedsiębiorstwa takie jak flota samochodów czy salki konferencyjne.
Jak wspomnieliśmy wyżej, Microsoft kładzie szczególny nacisk na user experience – Microsoft Exchange Server „wyposażony” został w szereg narzędzi ułatwiających pracę na platformie:
- Dostęp do poczty możliwy z dowolnego urządzenia stacjonarnego lub mobilnego,
- Usługa Exchange ActiveSync pozwalająca na jednoczesną synchronizację danych na każdym z wykorzystywanych przez użytkownika nośników,
- Technologia Smart Search optymalizująca proces przeszukiwania poczty,
- Dostosowana do ekranów dotykowych Aplikacja OWA (Outlook Web App) pozwalająca na dostęp do poczty z poziomu przeglądarki,
- Funkcja tworzenia grup odbiorców umożliwiająca wysyłanie wiadomości do kilku osób za pomocą jednego aliasu mailowego,
- System przechowywania wiadomości w pamięci cache umożliwiający przeszukiwanie wiadomości bez dostępu do Internetu.
Na uwagę zasługują również wdrożone przez Microsoft rozwiązania dot. bezpieczeństwa – wbudowany system ochrony przed wirusami, spamem i atakami, wskazówki dotyczące wysyłki danych poufnych, czy funkcja DLP pozwalająca na identyfikację, monitoring i ochronę poufnych treści, z wykorzystaniem głębokiej analizy zawartości. Funkcja archiwizacji poczty pozwala na przechowywanie wszystkich maili w jednym miejscu – skrzynce głównej lub archiwum miejscowym. Elastyczność skrzynek umożliwia administratorom łatwe zarządzanie i kontrolę nad bieżącym zapotrzebowaniem użytkowników na ilość miejsca, bez obniżania wydajności poczty.
Wśród klientów, którzy wybrali Microsoft Exchange Server znajdują się między innymi spółka Bezalin S.A., producent sprzętu medycznego FAMED S.A. czy jeden z wiodących polskich producentów z branży FMCG – grupa ZPC Otmuchów. Wszystkie wymienione spółki korzystają z poczty w modelu SaaS (Software as a Service), w oparciu o Data Center Infomex. Takie rozwiązanie pozwoliło uniknąć początkowych inwestycji związanych z zakupem sprzętu i oprogramowania gwarantując jednocześnie najwyższy poziom bezpieczeństwa (ISO 27001), dostępności (SLA 99,982%) oraz zgodność z GIODO i RODO (lokalizacja danych: Polska).
Drugie rozwiązanie, które znalazło się na podium to Zimbra Collaboration, której twórcy położyli szczególny nacisk na współpracę zespołową. System oferuje nie tylko możliwość zarządzania kalendarzem, udostępnianie globalnej sieci kontaktów i komunikację w postaci grupowych czatów, ale przede wszystkim rozbudowane funkcje współdzielenia plików w różnych formatach. Pod hasłem Zimbra Connect w ramach jednej, spójnej platformy kryje się:
- Komunikacja zespołowa w ramach wiadomości prywatnych oraz grupowych,
- Organizacja wideokonferencji z nielimitowaną liczbą uczestników,
- Opcja udostępniania ekranu i wspólnej realizacji zadań w trakcie trwania wideokonferencji,
- W pełni zintegrowany z pocztą pakiet biurowy Zimbra Docs, a w nim możliwość tworzenia i edycji najczęściej wykorzystywanych w organizacji typów dokumentów, takich jak edytor tekstu, prezentacje multimedialne czy arkusz kalkulacyjny.
Całość usługi dostępna jest za pośrednictwem dowolnego urządzenia, pod warunkiem dostępu do klienta internetowego Zimbra. Z systemem pocztowym oraz pakietem biurowym zintegrowana jest także usługa Zimbra Drive – kompleksowy system udostępniania i przechowywania plików działający bezpośrednio z poziomu aplikacji, a w nim:
- Możliwość przesyłania, edycji i pobierania plików,
- Personalizacja i zarządzanie plikami znajdującymi się w folderach osobistych użytkownika,
- Hierarchizacja poszczególnych plików,
- Opcja dodawania niestandardowych notatek do plików,
- Możliwość udostępniania treści wybranym użytkownikom.
Pełne bezpieczeństwo korzystania z platformy zapewnia dwuskładnikowe uwierzytelnianie, a w wersji mobilnej – dodatkowo usługa ABQ dająca administratorom możliwość szczegółowej kontroli, które z urządzeń mogą połączyć się z serwerem. Podobnie jak w przypadku rozwiązania Microsoft, również Zimbra wykorzystuje funkcję Exchange ActiveSync umożliwiającą synchronizację wszystkich zasobów w czasie rzeczywistym na każdym z używanych urządzeń, wraz z tworzeniem kopii zapasowej.
Z platformy Zimbra Collaboration w modelu SaaS skorzystało m.in. Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Żywcu.
Ostatnim z najczęściej wybieranych przez naszych klientów rozwiązań jest SmarterMail, które posiadając zbliżony do Microsoft Exchange Server zestaw funkcjonalności, stanowi ciekawą i jednocześnie optymalną kosztowo alternatywę do produktu Microsoft. Doskonała stabilność, niewielkie wymagania sprzętowe i kompatybilność – dostęp do poczty jest możliwy z poziomu dowolnej przeglądarki, zarówno w wersji desktopowej jak i mobilnej. Dzięki temu platforma nie wymaga instalacji klienta poczty ani dodatkowej kalendarzowej aplikacji, pozwalając tym samym na oszczędność miejsca na dysku. Do kluczowych cech SmarterMail zaliczyć możemy także:
- Szybkość konfiguracji – instalacja i uruchomienie trwa zaledwie kilka minut,
- Elastyczność pod kątem integracji – zarówno ze stacjonarnymi (m.in. Microsoft Outlook, Apple Mail, eM Client, Windows Mail), jak i mobilnymi klientami poczty (m.in. Mobile Outlook, Apple iOS, Samsung, Gmail), a także aplikacjami do obsługi kalendarzy i notatek,
- API – rozwiązanie pozwalające na automatyzację zadań od tworzenia domeny do zmian w ustawieniach bezpieczeństwa na żądanie, a także integrację z aplikacjami zarządzającymi i panelami sterowania.
Warto przyjrzeć się bliżej zestawowi funkcjonalności związanych z optymalizacją codziennej pracy, które kryją się pod hasłem Team Workspace:
- Kalendarz z możliwością współdzielenia, ustawienia domyślnego widoku, filtrowania wpisów po datach, określania długości dnia pracy, podglądu prognozy pogody, tworzenia reguł do automatycznego czyszczenia starych wpisów w kalendarzu, plannera czy zarządzania zdarzeniami powtarzającymi się,
- Współdzielenie harmonogramów, notatek i zadań,
- Planowanie w pełni bezpiecznych maksymalnie 8-osobowych audio i wideokonferencji – organizatorzy „wyposażeni” są w szereg narzędzi kontroli w postaci m.in. ograniczeń anonimowego dostępu, zarządzania przesyłaniem plików, czy szyfrowania dostępu hasłem,
- Możliwość komunikacji grupowej w formie czatów o dowolnej liczbie uczestników,
- Zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa,
- Łączenie pracowników w dowolne grupy z możliwością nadawania odpowiednich uprawnień i dostępów do wspólnych zasobów, np. kalendarza, kontaktów, udostępnianych plików,
- Udostępnianie i współdzielenie plików pod kontrolą organizatora audio bądź wideokonferencji.
W trosce o ochronę antyspamową poczty SmarterMail, administratorzy mogą dostosować poziom ochrony przed spamem za pomocą narzędzi takich jak szara lista, SPF, DKIM, RBL, URIBL, czarna lista/biała lista i inne. Dla dodatkowej ochrony istnieje również możliwość integracji poczty z innymi rozwiązaniami bezpieczeństwa.
Podsumowując, wdrożenie profesjonalnego systemu pocztowego gwarantuje szereg realnych korzyści biznesowych. Dostęp do ujednoliconej platformy komunikacji z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, wysoka niezawodność i dostępność usługi, łatwe współtworzenie i współdzielenie treści czy szybkie wyszukiwanie informacji – to wszystko znacząco zwiększa komfort i wydajność naszej codziennej pracy. Wdrożenie aplikacji pocztowej w modelu SaaS pozwala uniknąć początkowych nakładów inwestycyjnych związanych z zakupem sprzętu i oprogramowania, a w szerszej perspektywie gwarantuje elastyczność oraz możliwość dowolnego manewrowania liczbą użytkowników poczty. Nowoczesna infrastruktura Infomex zlokalizowana w dwóch Data Center w Polsce, certyfikowana zgodnie z ISO 27001, spełniająca wymogi GIODO oraz RODO, w połączeniu z kompleksową opieką administracyjną pozwala dostarczać naszym klientom kompletną usługę, którą cechuje najwyższa dostępność (SLA 99,982%) oraz pełne bezpieczeństwo.