Na podstawie przeprowadzonego postępowania, zrealizowaliśmy projekt dostarczenia oraz serwisu sprzętu komputerowego – 1500 sztuk laptopów HP ProBook 6570b – wraz ze specjalistycznym oprogramowaniem oraz urządzeniami peryferyjnymi, szkoleniem użytkowników końcowych oraz dostawą usługi dostępu do Internetu. Projekt powstał w ramach Programu Przeciwdziałania wykluczeniu cyfrowemu na terenie województwa kujawsko-pomorskiego. Wartość projektu wyniosła blisko 11 mln zł.
Największe wyzwanie, a jednocześnie zagrożenie w realizacji projektu stanowiły przyjęte przez Klienta ramy czasowe – w przeciągu zaledwie 2 miesięcy musieliśmy dostarczyć wymaganą infrastrukturę, zaplanować i przeprowadzić szkolenia dla 2000 użytkowników w całym województwie, a także zapewnić im bezawaryjne funkcjonowanie połączenia do Internetu.
Mając na uwadze niewielką ilość czasu na realizację projektu, samo przygotowanie infrastruktury było prawdziwą próbą naszych sił – obejmowało bowiem nie tylko instalację podstawowego oprogramowania, ale także w niektórych przypadkach specjalistycznych aplikacji dla potrzeb osób niedowidzących. Do każdego komputera dołączaliśmy ok. 50 stron drukowanych, spersonalizowanych dokumentów, takich jak instrukcje odtwarzania, instrukcje połączenia z Internetem czy umowy powierzenia mienia. Z racji, że przygotowane laptopy różniły się konfiguracją oraz zainstalowanym oprogramowaniem, kolejnym wyzwaniem był nadzór nad transportem dedykowanego sprzętu w odpowiednie miejsca. W czasie weryfikacji zasięgu operatorów okazało się także, że część osób objętych programem zamieszkiwała obszary znajdujące się w strefie tzw. białych plam zasięgu.
Rozwiązanie
Aby maksymalnie przyspieszyć i usprawnić realizację projektu, na podstawie wymagań Klienta wyodrębniliśmy 8 wzorców konfiguracji sprzętu. Każdy komputer był przyporządkowany pod konkretną konfigurację – a co za tym idzie – po konkretną grupę beneficjentów. Otrzymując listę uczestników per szkolenie, znaliśmy ilości beneficjentów z każdej grupy, dzięki czemu mogliśmy przygotować odpowiednią paczkę zawierającą wymagany sprzęt w odpowiednich ilościach. Żeby zdążyć ze wszystkimi dostawami, nasz zespół pracował 5 dni w tygodniu do późnych godzin wieczornych konfigurując sprzęt, instalując wymagane oprogramowanie oraz przygotowując dokumentację. Weekendy rezerwowaliśmy na transport infrastruktury do miejsc, w których odbywały się szkolenia.
Po uruchomieniu, które zgodnie z planem nastąpiło 1 grudnia, rozpoczęliśmy proces weryfikacji jakości dostarczanej usługi. Znając realne prędkości Internetu wyodrębniliśmy lokalizacje, w których występował problem z połączeniem i zainstalowaliśmy w nich anteny kierunkowe oraz anteny ogólne wzmacniające siłę sygnału. Dzięki temu udało nam się praktycznie wyeliminować problem związany z dostępnością usługi połączeń Internetowych.
O tym, że projekt został wykonany profesjonalnie, z zachowaniem najwyższych standardów świadczy nie tylko terminowa realizacja, ale również stosunkowo niska ilość rejestrowanych zgłoszeń serwisowych – średnio wynosi ona ok. 10 zgłoszeń dziennie. Warto pamiętać, że znakomita większość wspominanych zgłoszeń nie jest związana z jakością dostarczanej usługi – beneficjenci bardzo często rejestrują problem z prędkością Internetu, który wynika z faktu, że wykorzystali miesięczny transfer czy informują nas o problemach związanych z ich własnym sprzętem nieobjętym umową.
Projekt w liczbach:
- 37 – liczba dni roboczych na realizację,
- 38 – liczba zrealizowanych szkoleń,
- 1 500 – liczba laptopów przygotowanych dla beneficjentów,
- 2 971 – liczba godzin pracy Działu Technicznego Infomex przeznaczonej na realizację projektu,
- 15 487 – liczba km. wykonanych w celach realizacji dostaw.